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Secrétariat médical: comment envisager son organisation ?

Les secrétaires médicales sont de plus en plus nombreuses, et les cabinets médicaux ne pourront pas tous être équipés d’un secrétariat. Pourtant, l’organisation est une des clés du succès pour le secrétaire ou la secrétaire. Voici quelques conseils pour bien réaliser votre organisation au sein de votre cabinet.

 

Le Secrétariat médical est un des premiers personnels à arriver au cabinet. Il lui revient donc de récupérer les rendez-vous, rappeler les patients et s’assurer que tout le matériel nécessaire soit présent pour une bonne organisation du jour. Une fois ce travail terminé, il est temps d’installer son secrétariat personnel ou celui du docteur qui a besoin de vous pour être efficace. Pour cela, voici quatre conseils importants :

 

- Lorsque vous recevez un patient, il faut bien vous assurer que la secrétaire se rende compte de l’arrivée du patient et qu’elle le dirige vers son bureau.

- Il est important que chaque poste ait son travail bien défini afin d’être efficace sur toute l’organisation. Pour cela, il faut séparer les secrétaires médicales en plusieurs groupes (accueil, relationnelles…) ce qui permet également à chacun de trouver sa place au sein de votre cabinet.

La secrétaire doit moins faire des rapports détaillés au médecin, et l'informer de ce qui est important.

Il faut également que la secrétaire médicale aide le patient à trouver les informations dont il a besoin pour rendre visite au médecin. Si vous êtes un docteur en cardiologie, elle peut par exemple lui indiquer des zones auxquelles se référer sur internet afin de chercher une explication scientifique. Ou bien encore rappeler à son attention qu'il doit se munir d’une carte vitale et/ou d’un certificat de complaisance pour passer chez le dentiste. Le secrétariat médical est important pour les cabinets qui ne disposent pas d'une secrétaire.

Un secrétariat médical permet de mieux gérer son secrétariat.

Il aide à organiser les rendez-vous et à gérer l'agenda du docteur afin d’aménager au mieux ses heures de consultations.

 

 

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